TUGAS PSIKOLOGI MANAJEMEN 2

Tugas Psikologi Manajemen 2

Pengorganisasian Struktur Manajemen

a. Definisi pengorganisasian
b. Definisi struktur organisasi
c. Pengorganisasian sebagai fungsi manajemen

Actuating dalam Manajemen

a. Definisi actuating
b. Pentingnya actuating
c. Prinsip actuating

Mengendalikan fungsi Manajemen

a. Definisi mengendalikan (controlling)
b. Langkah-langkah dalam kontrol
c. Tipe-tipe kontrol
d. Kontrol proses manajemen

Pengorganisasian Struktur Manajemen

A.               Definisi Pengorganisasian

Pengorganisasian merupakan salah satu fungsi manajemen yang berkaitan erat dengan perencanaan dan merupakan suatu proses yang dinamis, sedangkan organisasi merupakan alat atau wadah yang statis. Pengorganisasian merupakan penentuan pekerjaan-pekerjaan yang harus dilakukan, pengelompokan tugas-tugas, dan membagi-bagikan pekerjaan kepada setiap karyawan, penetapan departemen-departemen (sub sistem) serta penentuan hubungan-hubungan.

Malsyu S.P. Hasibuan (2006:118) mendefinisikan pengorganisasian sebagai suatu proses penentuan, pengelompokan, dan pengaturan berbagai macam aktivitas yang diperlukan untuk mencapai tujuan, menempatkan orang-orang pada setiap aktivitas, menyediakan alat-alat yang diperlukan, menetapkan wewenang yang secara relatif didelegasikan kepada setiap individu yang melakukan aktivitas-aktivitas tersebut.

G.R. Terry mengemukakan “Organizing is the establishing of effective behavioral relationship among persons so they may work together efficiently and gain personal satisfaction in doing selected tasks under given environmental conditions for the purpose of achieving some goal or objective”.

B.      Definisi Struktur Organisasi

Menurut Robbins (1994) adalah pengakuan organisasi akan adanya kebutuhan untuk mengkoordinasikan pola interaksi para anggota organisasi secara formal.

Sementara sumber lain menyebutkan bahwa struktur organisasi merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan.

Banyak lagi definisi struktur organisasi yang dikemukakan oleh para teoritisi. Bila merujuk kepada semua definisi struktur organisasi diatas maka tidak ada kesepakatan antara para teoritikus mengenai apa yang dimaksudkan sebagai struktur organisasi.

Pandangan mengenai struktur organisasi berkembang pesat sekitar tahun 1960. Menurut Breeh, 1957, dalam Lex Donaldson, 1995, sampai kira-kira akhir tahun 1950’an, teori struktur organisasional didominasi oleh teori manajemen klasik, yang menyatakan bahwa ada satu struktur terbaik bagi organisasi. Perpaduan ini menghasilkan sintesa bagi pengembangan teori struktur, dimana struktur yang terbentuk pada sebuah organisasi akan menjadi terdesentralisasi atau sebaliknya menjadi struktur yang lebih partisipatoris adalah bergantung pada situasi mereka.

Pada umumnya struktur organisasi berbentuk piramida karena merupakan sebuah gambaran  mengenai bagaimana para manajer harus mendelegasikan otoritas dalam organisasi yang besar, dan hanya keputusan yang tidak biasa atau yang  yang merupakan kekecualian yang harus kembali ke hierarki atas untuk diputuskan. Struktur terbaik bagi sebuah organisasi adalah yang mendukung upaya kerja yang efektif dan meminimalkan kompleksitas.

Salah satu model struktur yang terkenal paling berhasil adalah hierarki sederhana Gereja Katolik Roma. Desainnya yang sederhana dan terdiri dari 5 tingkat telah terbukti efektif selama lebih dari 2000 tahun. Gereja tersebut memiliki 400.000 orang imam, namun wewenang bergerak kebawah dari paus ke kardinal, dan ke uskup agung, dan akhirnya ke pastor paroki.

C.      Pengorganisasian sebagai Fungsi Manajemen

Menurut Para Ahli :

1. Menurut  George R.Terry

- Perencanaan (Planning);

- Pengorganisasian (Organizing);

- Penggerakan (Actuating);

- Pengawasan (Controlling).

  

2. Menurut Luther M. Gulick yang disadur oleh Dr. BN.Silalai

- Perencanaan (Planning);

- Mengorganisir (Organizing);

- Melengkapkan Tenaga Kerja (Staffing);

- Mengarahkan (Directing);

- Menyelaras/Mengkoordinir (Coordinating);

- Melaporkan (Reporting);

- Menyusun Anggaran (Budgeting).

 3. Menurut Henry Fayol

- Perencanaan (Planning);

- Mengorganisir (Organizing);

- Memerintah (Commanding);

- Mengkoordinir (Coordinating);

- Mengawasi (Controlling).

 4. Menurut Koontz dan O. Donnel

- Perencanaan (Planning);

- Mengorganisir (Organizing);

- Melengkapkan Tenaga Kerja (Staffing);

- Mengarahkan (Directing);

- Mengawasi (Controlling).

A.        Definisi Actuating

Terry mengatakan bahwa Pergerakan (Actuating) merupakan usaha untuk menggerakkan anggota kelompok sedemikian rupa sehingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan yang bersangkutan dan anggota perusahaan tersebut oleh karena anggota itu ingin mencapai sasaran tersebut.

Mitchel berpendapat bahwa Motivasi mewakili proses psikologikal yang menyebabkan timbulnya, diarahkannya dan terjadinya persistensi kegiatan sukarela yang diarahkan ke arah tujuan tertentu.

Robbin mendefinisikan Motivasi sebagai kesediaan untuk melaksanakan upaya tinggi untuk mencapai tujuan organisasi yang di kondisi oleh kemampuan, upaya demikian untuk memenuhi kebutuhan individual tertentu. Motivasi berhubungan dengan jiwa manusia dan pola prilaku manusia seutuhnya dan berbicara manusia selalu berhubungan dengan sebuah kebutuhan.

B.        Pentingnya Actuating

Dapat memberikan arah dan tujuan yang hendak dicapai perusahaan.

Dapat ditentukan suatu suatu pedoman sebagai standar untuk mengurangi ketidakpastian

Dapat diukur berhasil tidaknya suatu kegiatan, untuk memeudahkan pengawasan

Dapat membantu menemukan peluang dimasa yang akan datang

Menciptakan efisiensi biaya

C.        Prinsip-prinsip Actuating

Pengarahan merupakan aspek hubungan antar manusiawi dalam kepemimpinan yang mengikat para bawahan untuk bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaga kerja efektif serta efesien untuk mencapai tujuan.

Dalam manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut manusia, juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri. Manusia dengan berbagai tingkah laku yang berbeda-beda, memiliki pandangan serta pola hidup yang berbeda pula. Oleh karena itu, pengarahan yang dilakukan oleh pimpinan harus berpegang pada beberapa prinsip, yaitu:

a.         Prinsip mengarah pada tujuan

Tujuan pokok dari pengarahan nampak pada prinsip yang menyatakan bahwa makin efektifnya proses pengarahan, akan semakin besar sumbangan bawahan terhadap usaha mencapai tujuan. Pengarahan tidak dapat berdiri sendiri,artinya dalam melaksanakan fungsi pengarahan perlu mendapatkan dukungan/bantuan dari factor-faktor lain seperti :perencanaan, struktur organisasi, tenaga kerja yang cukup, pengawasan yang efektif dan kemampuan untuk meningkatkan pengetahuan serta kemampuan bawahan.

b.         Prinsip keharmonisan dengan tujuan

Orang-orang bekerja untuk dapat memenuhi kebutuhannya yang mungkn tidak mungkin sama dengan tujuan perusahaan. Mereka mengkehendaki demikian dengan harapan tidak terjadi penyimpangan yang  terlalu besar dan kebutuhan mereka dapat dijadikan sebagai pelengkap serta harmonis dengan kepentingan perusahaan.

Semua ini dipengaruhi oleh motivasi masing-masing individu. Motivasi yang  baik akan mendorong orang-orang untuk memenuhi kebutuhannya dengan cara yang wajar. Sedang kebutuhan akan terpenuhi apabila mereka dapat bekerja dengan baik, dan pada saat itulah mereka menyumbangkan kemampuannya untuk mencapai tujuan organisasi.

c.         Prinsip kesatuan komando

Prinsip kesatuan komando ini sangat penting untuk menyatukan arah tujuan dan tangggung jawab para bawahan. Bilamana para bawahan hanya memiliki satu jalur didalam melaporkan segala kegiatannya. Dan hanya ditujukan kepada satu pimpinan saja, maka pertentangan didalam pemberian instruksi dapat dikurangi, serta semakin besar tanggung jawab mereka untuk memperoleh hasil maksimal.

Mengendalikan Fungsi Manajemen

A.        Definisi mengendalikan (Controlling)

Pengendalian (controlling) adalah fungsi terakhir dari proses pelaksanaan manajemen. Fungsi ini sangat penting dan sangat menentukan pelaksanaan proses manajemen, karena itu harus dilakukan dengan sebaik-baiknya.

Earl P. Strong. Controlling is the process of regulating the various factors in as enterprise according to the requirement of its plans (pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar pelaksanaan sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana).

Harold Koontz. Control is the measurement and correction of the performance of subordinates in order to make sure that enterprise objectives and the palns devised to attain the n are accomplished (pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap  pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara)

GR.Terry. Controlling can be defined as the process of determining what is to be accomplished, that is the standard; what is being accomplished, that is the performance, evaluating the performance takes place according to plans, that is, in confirmly with the standard ( pengendalian dapat didefinisikan sebagai proses penentuan, apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan, dan apabila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana yaitu selaras dengan standar.

B.        Langkah-Langkah dalam Kontrol

Mockler (1984) membagi pengawasan dalam 4 langkah yaitu :

1.         Menetapkan standar dan Metode Mengukur Prestasi Kerja

Standar yang dimaksud adalah criteria yang sederhana untuk prestasi kerja, yakni titik-titik yang terpilih didalam seluruh program perencanaan untuk mengukur prestasi kerja tersebut guna memberikan tanda kepada manajer tentang perkembangan yang terjadi dalam perusahaan itu tanpa perlu mengawasi setiap langkah untuk proses pelaksanaan rencana yang telah ditetapkan.

2.         Melakukan Pengukuran Prestasi Kerja

Pengukuran prestasi kerja idealnya dilaksanakan atas dasar pandangan kedepan, sehingga penyimpangan-pennyimpangan yang mungkin terjadi ari standar dapat diketahui lebih dahulu.

3.         Menetapkan Apakah Prestasi Kerja Sesuai dengan Standar

Yaitu dengan membandingkan hasil pengukuran dengan target atau standar yang telah ditetapkan. Bila prestasi sesuai dengan standar manajer akan menilai bahwa segala sesuatunya beada dalam kendali.

4.         Mengambil Tindakan Korektif

Proses pengawasan tidak lengkap bila tidak diambil tindakan untuk membetulkan penyimpangan yang terjadi. Apabila prestasi kerja diukur dalam standar, maka pembetulan penyimpangan yang terjadi dapat dipercepat, karena manajer sudah mengetahui dengan tepat, terhadap bagian mana dari pelaksanaan tugas oleh individu atau kelompok kerja, tindakan koreksi itu harus dikenakan.

 C. Tipe-Tipe Kontrol

Berdasarkan bagian yang akan diawasi pengawasan dibedakan atas :

1. Pengendalian karyawan (Personal control).

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang ada hubungannya dengan kegiatan pegawai, apakah pegawai bekerja sesuai dengan perintah, rencana, tata kerja, absensi pegawai dan lain-lain.

2.pengendalian keuangan (financial control)

Pengendalian ini ditujukan untuk hal-hal yang menyangkut keuangan,tentang pemasukan dan pengeluaran,biaya-biaya perusahaaan termasuk pengendalian anggaranya.

3.pengendalian produksi (Production control).

Yaitu pengendalian yang difokuskan untuk mengetahui kualitas dan kuantitas produksi yang dihasilkan, apakah sesuai dengan standar atau rencananya.

4. Pengendalian waktu (Time control)

Pengendalian ini ditujukan kepada penggunaan waktu, artinya apakah waktu untuk mengerjakan suatu pekerjaan sesuai atau tidak dengan rencana.

5. pengendalian teknis (Technical control)

Pengendalian ini ditujukan kepada hal-hal yang bersifat fisik, yang berhubungan dengan tindakan dan teknis pelaksanaan.

6. Pengendalian kebijaksanaan (Policy control).

pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui dan menilai apakah kebijaksanaan organisasi telah dilaksanakan sesuai dengan yang digariskan.

7. pengendalian penjualan (Sales control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah produksi yang dihasilkan terjual sesuai rencana yang ditentukan.

8.Pengendalian inventaris (inventory control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah inventaris perusahaan masih ada semuanya atau ada yang hilang.

9.Pengendalian pemeliharaan (maintenance control)

Pengendalian ini ditujukan untuk mengetahui apakah semua inventaris perusahaan dan kantor terprlihara atau tidak,dan mengetahui kerusakan. reksi itu harus dikenakan.

D. Kontrol Proses Manajemen

Langkah-langkah proses pengendalian :

1. Menentukan standar-standar yang akan digunakan sebagai dasar pengendalian.

2. Mengukur pelaksanaan atau hasil yang telah dicapai.

3. Membandingkan pelaksanaan atau hasil dengan standard an menentukan penyimpangan jika ada.

4. Melakukan tindakan perbaikan, jika terdapat penyimpangan agar pelaksanaan dan tujuan sesuai dengan rencana.

Rencana juga perlu dinilai ulang dan dianalisis kembali,apakah sudah benar-benar realistis atau tidak.jika belum benar atau realistis maka rencana itu harus diperbaiki.

Cara-cara pengendalian :

1. Pengawasan langsung

Pengawasan yang dilakukan sendiri secara langsung oleh seorang manajer.Manajer memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah apakah dikerjakan dengan benar dan hasilnya sesuai dengan yang dikehendakinya. Kebaikan :

a. Jika ada kesalahan dapat diketahui sedini mungkin,sehingga perbaikanya dilakukan dengan cepat.

b. Akan terjadi kontak langsung antara bawahan dan atasan,sehingga akan memperdekat hubungan antara atasan dan bawahanya.

c. Akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan,karena merasa diperhatikan atasanya.

d. Akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya.

e. Akan dapat menghindari timbulnya kesan laporan “asal Bapak senang” (ABS).

Keburukan :

a. Waktu seorang manajer banyak tersita,sehingga waktu untuk pekerjaan lainya berkurang,misalnya planning lain-lainya.

b. Mengurangi inisiatif bawahan,karena mereka merasa bahwa atasanya selalu mengamatinya.

c. Ongkos semakin besar karena adanya biaya perjalanan dan lain-lainya.

Pengendalian ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung,observasi di tempat (on the spot observation) dan laporan di tempat (on the spot report)

2. Pengawasan tidak langsung

Pengawasan jarak jauh dengan melalui laporan oleh bawahan baik secara lisan maupun tulisan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasi-hasil yang dicapai. Kebaikan :

a. Waktu manajer untuk mengerjakan tugas-tugas lainya semakin banyak,misalnya perencanaan,kebijaksanaan,dan lain-lain.

b. Biaya pengawasan relatif kecil.

c. Memberikan kesempatan inisiatif bawahan berkembang dalam melaksanakan pekerjaan.

Keburukan :

a. Laporan kadang-kadang kurang objective,karena ada kecendrungan untuk melaporkan yang baik-baik saja.

b. Jika ada kesalahan-kesalahan terlambat mengetahuinya,sehingga perbaikanya pun terlambat.

c. Kurang menciptakan hubungan-hubungan antara atasan dan bawahan.

3. Pengawasan berdasarkan kekecualian

Pengendalian yang dikhususkan untuk kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil atau standar yang diharapkan,pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.

Referansi:

http://id.shvoong.com/social-sciences/2068148-lankah-langkah-pengendalian-manajemen

M.Ag, Badrudin. (2013). Dasar-Dasar Manajemen. Bandung: Alfabeta.

http://www.lepank.com/2012/07/pengertian-penggerakan-actuating_22.html

Bennis, Warren, Menjadi Pemimpin Efektif (On Becoming a Leader), Alih bahasa Anna W.Bangun, Elex Media Komputindo, 1994

Covey, Stepehen R, The 7 Habits of Highly Effective People (7 Kebiasaan Manusia yang sangat efektif), edisi revisi, alih bahasa Drs, Budijanto, Binarupa Aksara, Jakarta, 1997

Jones, Gareth R. Organizational Theory : Text and Cases, Addison Wesley, 1995

Robbins, Stepehen P. Managing Today, 2nd Ed, Prentice Hall, 2000

Stoner, James A.F., et al., Management, 6th Ed., Prentice Hall Inc, Englewood Cliffs, 1995

http://www.indonesian-publichealth.com/2012/02/pengertian-5-m-dalam-manajemen.html